Unsere gesammelten Erfahrungen zur Tagungsorganisation...

...haben wir natürlich fein säuberlich aufgeschrieben und

  • zum einen in Hinweisen zusammengefaßt, die regelmäßig an Tagungsorganisatoren verteilt werden und
  • zum anderen in einem Tagungsordner abgeheftet, der durch die Hände der Studierenden wandert, die ein studentisches Programm etc. organisieren.

1. Beteiligung an der Organisation

Im Organisationskomitee soll die Studentenschaft durch mindestens ein Mitglied vertreten sein. Es ist für die Organisation und Durchführung der studentischen Veranstaltungen und Aktionen verantwortlich. Die betreffende Kandidatin soll auch Mitglied im Präsidiumsarbeitskreis sein bzw. werden. Eine enge Zusammenarbeit mit der örtlichen Fachschaft ist anzustreben.

2. Beteiligung am Programm

Veranstaltungen der Studierenden sollen von Anfang an als Bestandteil des Programms (auch finanziell) eingeplant werden. Die Veranstaltungen können wissenschaftlichen Charakter haben (z.B. Vorstellung von Diplomarbeiten, Podiumsdiskussion über die Informatik-Ausbildung) oder der Kommunikation dienen (z.B. Austausch über Studiensituation, Arbeit in der GI, Information über Studienmöglichkeiten in Europa etc.). Eine der '' kommunikativen" Veranstaltungen soll am ersten Tag der Tagung stattfinden.

 

Bei der Darstellung des Tagungsprogramms (Invitation/Call For Papers, Programmheft, Auftaktveranstaltung etc.) sind die studentischen Interessen angemessen zu berücksichtigen. Eine Veröffentlichung der Ergebnisse von Arbeitskreisen oder Diskussionen der Studierenden in einer Publikation der GI (Informatik-Spektrum, Tagungsband o.ä.) soll ermöglicht werden.

3. Kompaktvorlesungen

Parallel zu den Tutorien (d.h. möglichst vor den Fachvorträgen) könnten ausgewiesen gute Dozenten "Kompaktvorlesungen" zu ihren Spezialgebieten halten. Dadurch haben die Studierenden die Möglichkeit, auch einmal Dozentinnen von anderen Hochschulen zu erleben bzw. Vorlesungen zu Themen zu hören, die an ihrer Hochschule nicht angeboten werden.

4. Tagungsgebühren und -unterlagen

Die reine Tagungsgebühr für Studierende (ohne Tagungsband (TB), Spätzahlerzuschläge, Rahmenprogramm) soll 25% der reinen Tagungsgebühr für GI-Mitglieder (ohne Anteile für TB, Spätzahlerzuschläge, Rahmenprogramm) nicht übersteigen. Dabei sollte die Tagungsgebühr für Studierende als Obergrenze ("Deckel") 50 DM (wenn GI-Mitglied) bzw. 75 DM betragen. In die Tagungsgebühren mit TB für Studierende sollte nach Möglichkeit nicht der volle Kostensatz eines Tagungsbandes eingerechnet werden.

Auch und insbesonderre von den Abendveranstaltungen sollten die Studierenden nicht durch zu hohe Beiträge ausgeschlossen werden. Die Beiträge sollten für Studierende halbiert werden.

Bei eventuell stattfindenden Tutorien soll Studierenden die Teilnahme ermöglicht werden.

 

Dafür könnten

  1. Stipendien von Stiftungen oder der Industrie (evtl. gebunden an eine Betriebsführung) eingeworben werden und
  2. Restplätze verbilligt angeboten werden. Die Studierenden bewerben sich auf eventuelle Restplätze und erhalten 14 Tage vor Tutoriumsbeginn eine Zu- oder Absage.

5. Förderung der Teilnahme auswärtiger Studierender

Auswärtigen Studierenden sollte durch ein Angebot zur (teilzeitigen) Mitarbeit bei der Tagung (Werkvertrag) die Möglichkeit gegeben werden, sich einen Teil ihrer Unkosten zu erarbeiten. Diese Studierenden müssen bereits am Vortag der Tagung zu einer Vorbesprechung/Diensteinteilung anreisen. Präferenzen für Zeiten der Nicht- bzw. Beschäftigung müssen die Studierenden vorab angeben.

6. Anreise

Zur Benutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln soll aufgerufen werden. Den Anmeldebestätigungen sollte ein Linienplan/Preisliste des lokalen Nahverkehrsunternehmens beigelegt werden. ÖPNV-Benutzung sollte im Tagungspreis enthalten sein.

Für Anreisende mit der Bahn, bitte auf das GI-Ticket aufmerksam machen.

Das Organisationskomitee sollte auch Mitfahrgelegenheiten für PKW analog zu Bahnfahrgemeinschaften organisieren. Außerdem soll im Programm zur spontanen Bildung solcher Fahrgemeinschaften aufgerufen werden. Dies kann auf der Tagung dann durch ein Anschlagbrett '' Biete/Suche..." unterstützt werden. Aus versicherungsrechtlichen Gründen darf ein erhobener Benzinkostenanteil einen gewissen Betrag (ca. 6 Pfg./km) nicht übersteigen. Außerdem gibt es gewerbliche Mitfahrvermittlungen.

7. Übernachtungen

Für Studierende sollen stark verbilligte Unterkünfte organisiert werden (Kontingente in Jugendherbergen und Studentenwohnheimen bzw. private Schlafplätze). Dies sollte das Organisationskomitee rechtzeitig tun, bevor hier andere Vermittler (Reisebüros etc.) tätig werden, die i.a. hohe Gebühren verlangen. Die finanziellen Risiken solcher Selbstvermittlungen müssen geklärt werden. Im Anmeldeformular dürfen die preiswerten Unterkünfte dann auch nicht vergessen werden.

8. Verpflegung

Wenn eine Vereinbarung mit dem örtlichen Studentenwerk oder einem anderen Verpfleger existiert, sollen für Studierende ausreichend Essenmarken/-bons ausgehandelt werden. Im übrigen sind die Studentenwerke verpflichtet, an Studierende aller Hochschulen gegen Vorlage des Studentenausweises preiswerte Verpflegung auszugeben.

9. Besondere Aktionen

  • Den Studierenden soll die Durchführung spezieller Aktionen ermöglicht werden. Ein Beispiel dafür ist die Einrichtung und Durchführung eines ''StudentInnen-Cafes". Diese Aktionen dürfen nicht an den Rand der Tagung gedrängt werden, da sie gerade -- aber nicht nur -- für Studierende eine weitere Möglichkeit der Kommunikation mit den DozentInnen und untereinander bieten. Studentische Veranstaltungen sollten nicht parallel zu anderen Rahmenveranstaltungen liegen.
  • Exkursionen zu interessanten IT-Unternehmen für Studierende anbieten
  • Recruiting-Aktivitäten

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